Cómo evitar una implementación fallida de su ERP

Cuando se entiende al surrealismo como un movimiento onírico, imaginario y que va más allá de la realidad física, tal pareciera que definimos la base perfecta para describir las implementaciones de ERPs (‘Enterprise Resource Planning’), en sus aplicaciones para Cadena de Suministros, que frecuentemente terminan en implementaciones fallidas.

Los ERP’s son softwares corporativos, conocidos por su habilidad para recolectar, organizar, y almacenar información crítica de la compañía y hacerla transparente a toda la organización. Como un pulpo, los tentáculos o módulos del ERP son utilizados en numerosos departamentos, estando conectados todos entre sí. SAP y Oracle son algunos de ellos.

A veces podríamos definir las implementaciones de estos sistemas como: movimientos corporativos que intentan buscar control de recursos y representar una creación y realidad de solución de eficiencia operativa subconsciente, onírica, imaginaria e irracional, más allá de la realidad física de los procesos, gente y objetivos de negocios.

Conforme visito empresas en México y Latinoamérica, de diversas industrias y tamaños, es común encontrarme con situaciones como las siguientes: 

• El ERP funciona como control de recursos, sin embargo, no se están aprovechando otras funcionalidades disponibles. El ERP a nivel corporativo sí está funcionando, a nivel operativo no.
• En términos de información, el ERP está proveyendo la misma información que se obtenía del sistema anterior, pero con mucho más esfuerzo, y el detalle y procesamiento de la información NO soporta la toma de decisiones rápida.
• El ERP está aparentemente “obligando” a diseñar los procesos a como él lo permite y no como se necesita.
• Se tiene que apagar alguno de los módulos (manufactura, distribución, almacenes, facturación, etc.) porque no fue posible hacerlo funcionar y puso en riesgo al negocio.
• Al ERP se le hacen muchos desarrollos para “adecuarlo” a la forma de realizar el negocio particular de la empresa, y sus funcionalidades nativas no se utilizan.

Lo anterior ¿le parece a usted familiar? Son síntomas de visiones de implementación que carecieron de un profundo análisis, maridaje y alineación previa de lo siguiente: a) la madurez del capital humano; b) la madurez de los procesos y prácticas; y c) la madurez de las prácticas utilizadas por los ERP’s.

La madurez podríamos clasificarla en los siguientes cinco niveles: 1) desconexión de procesos, prácticas y decisiones clave de negocios; 2) conexión de procesos, prácticas y decisiones dentro de las funciones; 3) interconexión entre los procesos de la empresa; 4) interconexión con clientes y proveedores; 5) Alineación de infraestructura mediante gestión de riesgo, excepciones, nuevos mercados y demandas.

Por lo anterior, es necesario que antes de implementar un ERP, se asegure la alta dirección de que las prácticas y madurez de su gente, así como de los procesos existentes, correspondan a la funcionalidad implícita en el sistema que desea implementar. De lo contrario, quizá sea conveniente primero pensar en desarrollar y alinear a su capital humano y procesos, antes de iniciar la implementación, y evitar convertirse en el Dalí de Supply Chain en su empresa.

El Autor es Representante del Supply Chain Council para México y Latinoamérica. Así mismo socio fundador y director general de Calafia BMT. Consultor en las áreas de Cadena de Suministros y Operaciones, para cuentas como Pfizer, DHL, Papel San Francisco, Grupo Modelo, Fármacos Nacionales, Grupo Aislacon, y Hermosillo y Asociados.