Ausencia laboral incrementa hasta 15% gastos a empresas

Los impactos que tienen las corporaciones por los días no laborados por sus trabajadores se reflejan en varios ámbitos, desde financieros hasta relacionados con menor productividad, negativo ambiente laboral, mayor carga de trabajo, incremento de estrés, mala imagen del grupo o área y capacitación adicional.

De acuerdo con la Encuesta Impacto Financiero por Ausencias de Empleados en México, aplicada por la Sociedad para la Administración de Recursos Humanos (SHRM, por sus siglas en inglés) y presentada por Kronos, los supervisores deben invertir un promedio de 3.9 horas por semana para manejar ausencias, incluyendo la contratación de reemplazos, el ajuste del flujo de trabajo o capacitación.

Otro hallazgo es que existe un costo de 7.3% adicional a la nómina asociado al tiempo extra que debe cubrir algún compañero para suplir funciones del empleado que no asistió, así como derivado del costo que implica su reemplazo. Esta cifra podría elevarse a 15% si se suman los costos en que deben incurrir las organizaciones para encontrar a la persona que reemplazará al trabajador ausente.

Con respecto al tiempo extra, el estudio arrojó que fue utilizado por las organizaciones que respondieron para cubrir 38% de las ausencias de empleados por compañeros y supervisores. El costos de reemplazo como porcentaje de la nómina no fueron reportables, pero aproximadamente 30% de la ausencias se cubrieron por trabajadores de reemplazo.

Además, 67% de los encuestados indicaron que notaron un patrón de tasas más altas de ausencias no planeadas en lunes o viernes, previo a días feriados de ley o antes de eventos deportivos o nacionales.

“También se examinaron algunos métodos que las organizaciones utilizan para dar seguimiento a las ausencias de empleados. Cuanto mejor se logre dar seguimiento y se administren las ausencias de empleados, mejor podrán las organizaciones monitorear, planificar y presupuestar estas ausencias”, explica Jaime Cardoso, director de Mercadotecnia de Kronos Latinoamérica. 

Más de dos tercios (68%-78%, según el tipo de empleado) de las organizaciones que respondieron indicaron que contaban con una política de asistencia formal y escrita vigente. Cerca de un cuarto (26%) de las organizaciones que respondieron indicaron que daban seguimiento al tiempo y asistencia de empleados utilizando un sistema integrado, como un componente o módulo de un sistema de información de Recursos Humanos (HRIS, por sus siglas en inglés), mientras que la mitad (51%) indicaron que estaban utilizando software automatizado de terceros con terminales o ingreso web.

Sólo 26% de las organizaciones dan seguimiento al tiempo y asistencia de empleados utilizando un sistema integrado; 51% indicaron que estaban utilizando software automatizado de terceros con terminales o ingreso web, pero no da seguimiento a costos por ausencias, 10% con sistemas desarrollados internamente, 8% con hojas de tiempo en papel o en tarjetas perforadas manualmente, y 4% con hojas de cálculo manuales.

La muestra estuvo conformada por gerentes y directivos de compañías clientes y prospectos de Kronos, quien financió el estudio. 42% de las compañías participantes pertenecen a la industria manufacturera. Del total de encuestadas, 54% tiene una plantilla laboral de 500 a 24,999 empleados y el resto de menos de 500 trabajadores.

Las ausencias de empleados fueron definidas como días libres con goce de sueldo ofrecidos por empleado de tiempo completo en el 2013, incluyendo vacaciones y tiempo libre personal, por enfermedad y con goce de sueldo como permisos para luto por fallecimiento de familiares y para responsabilidades cívicas y parentales.

A fin de tener mayor perspectiva del tema, Kronos y SHRM realizan ese estudio a nivel global, de manera que en el transcurso del año 2015 publicarán el comparativo por países. México es el primer país donde se presentan los resultados de la encuesta.