Lidiar con la digitalización documental
No es un secreto que la industria manufacturera, y todas las empresas en general, tengan que lidiar con una serie de adecuaciones en materia de documentación electrónica.
Desde la emisión digital de pagos por nómina y la formulación de relaciones financieras por operación o inversiones, hasta la realización y entrega de la declaración de impuestos correspondiente a cada empleado, todo se hace en forma digital.
Eda Patricia Zumárraga González, socia directora de Innovación en Capacitación y asesoría Profesional, SC, considera que la clave para sobrevivir se encuentra en saber conjugar la digitalización de los procesos contables —relativos a los trabajadores— con la necesidad de hacer respaldos suficientes para enfrentar cualquier situación.
“Lo electrónico y lo impreso todavía van unidos. La importancia de los recibos físicos como los electrónicos, declaraciones hacendarias y finiquitos, son pruebas ante cualquier necesidad de hacer aclaraciones frente a la autoridad. Por eso hay que tenerlo fisicamente”, insiste la experta.
En el seminario IDC Manufactura, realizado en Guadalajara, Jalisco, Eda Zumárraga hizo ver que la falta de contacto con las herramientas digitales de muchos de los trabajadores que integran la industria manufacturera evidencian la dificultad del control de recibos de pago que les sirvan a las empresas de respaldo.
El verdadero problema, apunta la experta, radica en que no existe empresa manufacturera que actualmente cumpla con todos los requerimientos legales.
De ahí que las autoridades tomen como punto de partida para demostrarlo, las carencias en el tema de seguridad e higiene, uno de los aspectos fundamentales que se exige en la Ley Federal del Trabajo (LFT).
Las recomendaciones
Eda Zumárraga sugiere a los empleadores auditar cada obligación laboral de la empresa, así como buscar asesoría especializada, según el giro del negocio, para prevenir riesgos en todos los procesos de operación y capacitación de los empleados.
Lo anterior ayudará a cumplir con cada requerimiento de protección civil, seguridad social y otros, siempre y cuando se tenga un testigo físico, además del digital.
Cada documento debe contener la firma y fecha del empleado, desde el contrato temporal celebrado por el patrón y el prestador de servicio (que incluye documentos legales personales), el testigo de la primera capacitación, los recibos de nómina, pagos por prima vacacional y otras prestaciones, hasta el documento de terminación de contrato.
"Todo comienza con el primer acercamiento ante el prestador de servicios, que es el contrato", asevera la especialista.
Este constituye el primer registro del que van a partir todos los derechos y obligaciones de ambas partes. “La atención y resguardo de pruebas físicas y digitales comienza desde ahí, cuando da inicio el historial que conforma la relación entre los patrones y trabajadores”, concluyó Eda Zumárraga.
