10 claves para Pymes en ISO 9001

La concepción errónea de las pequeñas y medianas empresas (Pymes) acerca de lo complejo y costoso que resulta certificarse bajo estándares de calidad internacional ha quedado en el pasado. La certificación ISO 9001 no es sólo para grandes empresas, ya que ofrece beneficios importantes para las Pymes también, ya que cualquiera que sea su tamaño o giro de negocio, la calidad y la innovación, son elementos básicos para el crecimiento de las organizaciones.

Esta certificación es una de las más populares entre las organizaciones, con más de un millón de empresas en el mundo y poco más de cinco mil certificados emitidos en México, según cifras del International Organization for Standardization (ISO por sus siglas en inglés). Cada año más empresas e industrias adoptan este estándar como un pilar para mejorar el desempeño de su organización.

Hay 10 preguntas básicas que toda Pyme debe hacerse sobre esta norma y así poder evaluar la utilidad para su negocio:

1. ¿Cuáles son las razones por la que una nueva empresa debe considerar el certificado ISO 9001?

La experiencia internacional ha demostrado que las empresas que cuentan con un sistema de gestión de la calidad  bajo esta norma gozan de una ventaja competitiva ante sus clientes y proveedores, ya que ofrece entre otros beneficios: mejora continua de sus procesos, mayor eficiencia y productividad, reducción de costos y aumento de rentabilidad, así como transparencia a través de procesos definidos de manera clara.

2. ¿Es necesario reestructurar mi negocio para satisfacer los requisitos de ISO 9001?

Contrariamente a la creencia popular, la norma ISO 9001 se basa en un conjunto flexible de requisitos que aseguran que en el caso de las empresas que ya han establecido un sistema de gestión de calidad (SGC) lo mantengan uniforme para  satisfacer mejor las necesidades de sus clientes. Una de las ventajas de la norma es que su estructura permite a cualquier empresa adaptarla a sus propias necesidades y organización sin mayores cambios.

3. ¿La norma restringe  a la organización actuar y responder con rapidez al cliente?

La norma ISO 9001 se enfoca a asegurar el mejor servicio y soporte al cliente, ya que el estándar fue creado para proporcionar a las organizaciones la flexibilidad para adaptarse a las expectativas cambiantes del mercado.

4. ¿La norma ISO 9001 implica demasiado papeleo?

La versión actual de la norma redujo significativamente los requisitos de documentación del sistema de gestión y por ende, se ha simplificado el proceso. Es muy probable que la siguiente versión simplifique aún más este aspecto. La mayoría de las pymes sólo requieren una pequeña cantidad de documentos para certificarse.

5. ¿Es necesario contratar personal adicional para gestionar la certificación ISO 9001?

La mayoría de las PyMEs, puede gestionar las responsabilidades administrativas de ISO 9001 utilizando sus recursos actuales.

6. ¿Los proveedores deben ser certificados para que mi empresa pueda certificarse?

No. Sin embargo, algunas empresas que buscan la  certificación ISO 9001 pueden incluir como parte de su sistema, que sus proveedores cuenten con un sistema de gestión o una certificación. Esta es decisión de cada organización y no es un requisito de la norma.

7. ¿Qué sucede si mi empresa no pasa la auditoría?

Es importante señalar que no hay tal cosa como ‘pasar’ o ‘fallar’ cuando se trata de una auditoría.  Este proceso se trata de evaluar la mejora continua en cada nivel o etapa, por lo que es posible que durante una auditoría, se identifiquen  inconformidades o incumplimientos del sistema, los cuales deberán ser atendidos por la organización, para resolverlos como parte del proceso de certificación.

8. ¿Cómo puedo establecer la norma ISO 9001 en mi empresa?

Hay dos opciones: hacerlo por sí mismo si la organización tiene el talento necesario y los recursos disponibles  o a través de un consultor en sistemas de gestión, cuando la organización no cuenta con  el conocimiento disponible. La primera opción implica un beneficio importante en la inversión que tiene que hacer la empresa para el desarrollo de su sistema, y por el otro lado, un consultor puede en un momento dado, hacer más rápido el proceso. 

9. ¿Cómo nos certificamos?

Después de establecer un sistema de calidad, la organización debe seleccionar un organismo de certificación debidamente acreditado e independiente que audite a la empresa contra los requisitos de la norma. Esta auditoría valida el cumplimiento con los requisitos del estándar y los propios procedimientos de la organización. Además este organismo debe tener la experiencia para auditar a una pequeña o mediana empresa, ya que aun cuando el proceso es el mismo, hay diferencias entre evaluar a una empresa grande que a una Pyme. 

10. ¿Cuánto tiempo dura la certificación?

Una certificación normalmente tiene una duración de tres años. Para mantener y asegurar la mejora continua en sus procesos y documentación, una organización debe realizar auditorías periódicas en intervalos anuales o semestrales. Al término de estos tres años, la empresa puede re certificarse por otro ciclo de tres años.

*Director de Operaciones de Sistemas de Gestión TÜV Rheinland de México