Visión holística para gestionar refacciones

Tener las refacciones que el cliente requiere justo en el momento en el que solicita el servicio, o tener las refacciones que se necesitan para dar mantenimiento en planta en el momento adecuado, es el resultado exitoso de un conjunto de elementos que implican a la fábrica, a los centros de distribución, a la visibilidad del inventario y la estadística. 

En el estudio “La cadena de valor en la gestión de refacciones”, realizado por Accenture, se observa que solamente una tercera parte de las compañías administra su inventario de refacciones basado en el histórico de ventas, órdenes de servicio o estrictos niveles de control.

El documento añade: “Sólo el 35% de las compañías cumple con sus objetivos de rotación de inventarios”.

Para optimar esta área se requiere una visión holística que incluya una serie de indicadores de producción, distribución, trazabilidad y ciclo de vida del producto, en este caso las refacciones, acorde con lo que comentaron a Manufactura Argenis Bauza, director de la Práctica de Operaciones y Ana Núñez, gerente de la Práctica de Operaciones con especialidad en Planeación de Cadena de Suministro, ambos en Accenture México.

Los especialistas señalan como buenas prácticas para el manejo de la cadena de suministro en herramientas:

1. Alinear la ingeniería a las refacciones. En esto es muy importante la visibilidad de las mismas. Su clasificación homogénea –no son pocas las empresas en las que una misma pieza recibe distintos nombres y, por lo tanto, se duplica en registros– , así como códigos que permitan hacerla rastreable. Los centros de distribución, en este caso, deben trabajar en red para lograr esa coordinación.

La visión holística incluye también a la generación de nuevos productos. Desde su fase de planeación, deben considerarse las refacciones y los paquetes que atañerán a las mismas, en cantidad y durante el ciclo de vida del producto.

Cuando la empresa tenga área de atención a clientes (típicamente en el servicio de posventa) también debe alinearse este departamento con el resto de la línea de operaciones.

2. Considerar la fase de mantenimiento. El uso de refacciones debe proyectarse tanto en el mantenimiento preventivo, como en el correctivo. Al igual que se señaló en el punto anterior, los centros de distribución y de almacenaje deben estar alertados y entrenados en este sentido, para tener las piezas precisas cuando se requiera.

3. Datos limpios para evitar la visión opaca.  La clasificación de los objetos y el sistema de almacenaje deben estar homogeneizados y controlados para dar la máxima visibilidad al inventario. Este es uno de los principales retos en las industrias en general, de acuerdo a lo que señalaron los expertos de Accenture.

Obsoletos, un indicador

Uno de los síntomas usuales para detectar la inadecuada gestión de refacciones es el crecimiento de obsoletos en el inventario. En el mercado, comentan Bauza y Núñez, es común que la velocidad en la generación de nuevos productos y una escasa planeación en la detonación de sus refacciones, repercuta en la acumulación de piezas de modelos anteriores… casi hasta formar un museo.

Una planeación oportuna de las refacciones desde que se concibe el producto servirá para prevenir esta situación, al igual que la alineación constante de las áreas de distribución, mantenimiento y almacenaje. Si los obsoletos han crecido demasiado, lo conveniente será recuperar lo más posible mediante su recompra para las casas matrices, de ser el caso, o bien en la colocación en mercados secundarios.

Herramientas tecnológicas

Por supuesto, hay sistemas de automatización que favorecen la administración de las refacciones. Hay desde opciones estandarizadas como las que manejan SAP u Oracle, hasta programas realizados como traje a la medida para la empresa.

No obstante, los entrevistados de Accenture señalan que la integración de estos programas debe hacerse una vez que se han alineado todos los indicadores antes señalados en la empresa. De lo contrario, se creará una desilusión en la planta, ya que el programa per sé no es una solución: es importante que todos los datos estén considerados y el personal entrenado para alimentar el programa, es decir, éste funciona como una consecuencia afortunada sólo cuando se toma como parte de la estrategia integral de la administración de refacciones.

Hay dos industrias de referencia que ya pueden observarse en México como ejemplares en buenas prácticas en el manejo de refacciones, coinciden los entrevistados. Una es la automotriz, que lleva un buen grado de avance en la materia, si bien ahí el reto es mayúsculo por la amplia gama de marcas que manejan en el mercado refaccionario.

La otra industria de referencia es la petrolera, en este caso en el área de mantenimiento, pues requieren un intenso intercambio de refacciones en tiempo y forma, concluyen los ejecutivos de Accenture.