Almacenamiento eficaz de documentos
La cantidad de información que se genera dentro de una empresa varía de acuerdo al giro del negocio. A lo largo del año, los empleados crean, consumen y comparten materiales, a nivel interno, con sus socios y clientes, pero en realidad son pocas las compañías que tienen una estrategia y políticas correctas y bien estructuradas para el manejo de la información.
El tráfico de datos dentro de una empresa es muy dinámico. Se comparten y archivan imágenes, presentaciones, y hojas de cálculo, y este dinamismo implica que el personal requiera acceder a la información en cualquier momento, sin importar el lugar donde se encuentre, al mismo tiempo que es necesario que estos archivos estén respaldados con métodos altamente confiables.
Sin importar que se trabaje en un negocio pequeño o mediano o en un gran corporativo, la información es uno de los activos más importantes. Por esto, la manera en cómo se comparte información y se resguarda es tan importante; su mal manejo puede frenar el crecimiento de la empresa.
Todos tienen ‘hábitos digitales’, sin embargo, es posible que no sean los más adecuados. Por ejemplo, hay personas que nombran más de tres veces a un mismo archivo de forma distinta. Pese a todos los avances tecnológicos que existen, hoy los procesos de almacenamiento datos tradicionales aún son muy usados.
En este sentido, es necesario que los encargados de los departamentos de TI modifiquen las prácticas de almacenamiento de sus usuarios, ya que el impacto negativo podría representar una pérdida de información importante.
Según una encuesta hecha por The Diffusion Group Research a un millar de pequeñas y medianas empresas, 60% respaldan su información por sí mismas, y de éstas únicamente 40% puede recuperar sus datos, debido a que no se utilizan los medios adecuados.
Blinde sus datos
El manejo de información en el ámbito laboral requiere de un replanteamiento en muchas áreas y niveles; en el factor humano, ya sea directivos o empleados, cada quien tendrá que mejorar los métodos utilizados.
Es fundamental cambiar la visión, establecer estrategias y políticas de manejo de información y revisar lo que el mercado está ofreciendo para alcanzar mayores niveles de competitividad.
También resulta indispensable que las empresas destinen parte de su inversión en la actualización en sus herramientas de trabajo. En este escenario, cifras indican que 73% del presupuesto de una empresa es utilizado para mantener su infraestructura existente.
Las formas de trabajo tradicionales no responden de manera adecuada al ritmo de crecimiento masivo de datos, y ante esto surge un retraso en las tareas diarias de los negocios. De igual forma, en consecuencia surge la pregunta ¿Por qué no destinar más a la tecnología de punta y dejar en sus beneficios una habilitación constante y vanguardista del negocio?
Como tomador de decisiones, es indispensable actualizar procesos y políticas año con año. La apuesta por las Tecnologías de Información (TI) es una vía flexible, amigable y con alto potencial para que una empresa llegue a ser un caso de éxito.
*Estrategia de Negocios de TI de Alestra
