¿De verdad te están robando en tu fábrica?

Nota del editor: Luis Manuel Estrada Mejía es consultor de Qualité Mondiale. Las opiniones en esta columna pertenecen exclusivamente al autor.

Hay una estadística que dice que del 100% de los eventos señalados como robo no lo son en 88.3% de los casos. ¿A qué se debe esta situación? Veamos el siguiente caso:

Disruptive Inovators es una empresa transnacional que fabrica una gran diversidad de productos para diferentes sectores. Durante la reunión mensual de resultados en una de sus plantas donde fabrica productos para el cuidado personal, el responsable de Logística reporta un faltante de inventario por más de 2 millones de pesos. Al momento de escuchar esta situación el Director General solicita al responsable de Seguridad que realice una investigación para saber por qué ese faltante, ya que teme que se haya infiltrado la delincuencia organizada.

El responsable de Seguridad inicia la investigación contratando a una compañía de poligrafía y de stress voice analysis para hacer pruebas de control de confianza. Las pruebas las realizan a todo el personal de logística y distribución, tanto al personal de confianza como al personal sindicalizado.

Resultado de esta investigación: Con base en los controles de confianza se encontró que estaban coludidos en el robo de producto almacenistas, montacarguistas, planeadores, transportistas, personal de seguridad privada y el gerente de distribución.

Conclusión de la investigación: Se había infiltrado la delincuencia organizada, hay que correr al personal coludido y contratar nuevos.

Después de cambiar al personal coludido, los siguientes tres meses tuvieron muchas quejas del cliente por pedidos equivocados, por entregas incompletas, tardías, con productos equivocados.

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Además de esto, padecieron penalizaciones por parte del cliente, les quitaron espacio de mostrador por la baja en su fill rate, tuvieron que pagar fletes “premium”, muchas horas extra y renuncia de algunos trabajadores por las jornadas tan largas.

¿Qué pasó en la reunión mensual de resultados del tercer mes posterior al despido del personal coludido? El responsable de Logística reporta un faltante de 3 millones de pesos. ¿Por qué se da este tipo de situaciones? ¿De verdad está infiltrada la delincuencia organizada en mi organización y me están robando? La palabra clave para alcanzar o no alcanzar los resultados esperados en mi planeación estratégica se llama riesgo.

El riesgo lo administro y lo habilito para que me ayude a alcanzar los resultados por medio de controles. Los controles son los que me van a permitir identificar dónde se están dando las fallas, son los que me van a permitir tomar decisiones objetivas, ya que los controles están basados en datos y hechos.

En el caso de Disruptive Inovators lo qué pasó fue que no tenían los controles logísticos necesarios.

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¿Qué debieron de haber implantado, medido y evaluado?

1. La definición de las provisiones al inventario debe de ser validada ya que éstas representan, dependiendo del producto, entre el 1 y el 3% del mismo. ¿Qué pasa al momento de hacer el inventario y que lo físico no cheque con lo que está en libros? Se tiene un faltante. En este momento una práctica común es mandarlo a la provisión de “merma”.

Siguen apareciendo faltantes y los sigues mandando a la merma. ¿Qué pasa cuando te acabas la provisión de mermas? Las mandas a otras, como pueden ser donaciones, caducos, dañados o cualquiera que hayas definido.

¿Qué pasa cuando te acabas todas las provisiones? Como ya no tienes a dónde canalizarlo de manera oficial, lo mandas a lo no oficial, a lo ilegal, es decir, te están “robando”.

2. Valida tus procesos del registro y control de las entradas y salidas en todos los almacenes, de materia prima, de producto en proceso y de producto terminado.

Si no llevas este control tan básico, siempre te van a estar “robando”.

3. Asegúrate que los controles de inventario que utilizas sean los adecuados a tu organización, que tus inventarios abc y el layout del almacén estén en sincronía, que todos los inventarios cíclicos tengan rastreabilidad y que los “faltantes” se reduzcan hasta su mínima expresión en lo que se eliminan.

4. Utiliza herramientas como el “business intelligence” para que administres en tiempo real tus inventarios, tus entregas y la recopilación de las evidencias de entrega para que en el momento que encuentres una diferencia identifiques dónde se está generando y la arregles sin comprometer la satisfacción del cliente.

Si después de tener todos estos controles implantados, medidos y evaluados tienes faltantes, en ese momento puedes empezar a inferir que te están robando.