Las reglas de contabilidad digital exigen una forma diferente de revisar las cosas. Un aspecto fundamental es tener una idea clara de cómo deberán realizarse las temidas auditorías.
Uno de los aspectos que no se ha discutido lo suficiente con la contabilidad digital es la forma en que cambiarán los procesos de auditoría. Con las nuevas reglas, la contabilidad debe enviarse en español, (anteriormente, algunos despachos y empresas la registraban en inglés por cuestiones internas), y generar archivos “XML” que contengan lo siguiente:
· Catálogo de cuentas.
· Balanza de comprobación.
· Información de pólizas generadas.
Con las políticas actuales, las empresas deben considerar el gasto extra en el que incurrirán las empresas en los sistemas electrónicos contables; ya que para poder cumplir con estas disposiciones, tendrán que incorporar campos que actualmente no se incluyen.
Experiencias del año 2000
Antes, la mayoría de los sistemas utilizaban únicamente dos dígitos para identificar el año, a partir de entonces tuvo que darse un cambio para que éste se representara con cuatro dígitos; esto generó erogaciones a las empresas. Si hacemos una analogía con la contabilidad digital, las empresas deberán gastar en modificar sus sistemas para que se dé un cabal cumplimiento a las disposiciones fiscales. Como la vez anterior, los cambios solicitados no aportan un valor agregado para las empresas, salvo que todas las operaciones deberán registrarse antes de cinco días transcurridos de haber celebrado la transacción, teniendo un registro más ágil de las cuentas.
Las empresas que no cuenten con presupuestos asignados para realizar cambios en sus sistemas de cómputo, deberán ser doblemente cuidadosas, ya que el registro manual generará duplicidad en esfuerzos y podría ocasionar que la confiabilidad y precisión se vean mermadas y en consecuencia tener una falta de veracidad de la información y un riesgo alto en el incumplimiento de las obligaciones fiscales.
Los procedimientos aplicables en la contabilidad electrónica:
· Verificar diariamente en el SAT o el Diario Oficial de la Federación para identificar si existen modificaciones que pudieran relacionarse con la contabilidad electrónica; además de tener un calendario, (de preferencia digital), donde se marquen las fechas para el cumplimiento de las obligaciones.
· En toda la información que se envíe al SAT mediante el archivo XML, el auditor debe verificar que dicho archivo cuente con un proceso de elaboración, verificación y aprobación por parte del personal del área de impuestos y finanzas de la empresa.
· Verificar que el catálogo de cuentas se encuentre debidamente cruzado y autorizado contra el código agrupador del SAT y tenga las caídas necesarias en el archivo XML.
· Revisión del sistema de cómputo que genere una balanza de comprobación basada en el código agrupador del SAT y cumpla con los requerimientos necesarios en el archivo XML; así como que ésta se encuentre basada en el marco contable de la empresa y se expresen las cifras en moneda nacional.
· Asegurarse de que el procesamiento y verificación de transacciones se realice dentro de los cinco días posteriores a la operación.
· Cotejar que el área fiscal cuente con un proceso de revisión de que los comprobantes fiscales digitales (CFDI) obtenidos y emitidos sean válidos.
· Comprobación que todas las operaciones del flujo de efectivo de entrada y salida contengan el folio fiscal de las facturas, así como la identificación de los impuestos y registro federal de contribuyentes de operaciones con un tercero.
· Verificar que el área de impuestos cuente con la evidencia suficiente con respecto a la obtención de acuses de recibo en el envío de cualquier información enviada al SAT.
· Verificación de procedimientos de consulta diaria al buzón tributario, ya que mediante este medio el SAT nos hará notificaciones de requerimiento de información.
Es importante que la administración de la empresa esté involucrada con los cambios fiscales, de esta forma apoyará el proceso de implementación en toda la empresa.
La contabilidad digital es un hecho, las empresas deben asimilar que hay cambios en los procesos y forma de registro, los cuales son necesarios para el cumplimiento de objetivos de la entidad. Los auditores son las personas idóneas para realizar el monitoreo de los controles y ayudarán a confirmar que las medidas internas sean adecuadas en las circunstancias dando una seguridad razonable de que los objetivos de la empresa serán alcanzados.
*Brian Nishizaki es director de ventas en Aspel, empresa de software y soluciones administrativas.
