COLUMNA: Oficinas 'sin papeles', el nuevo paradigma

La gestión de documentos no podía quedar fuera de la revolución móvil a la que ya se sumaron los usuarios finales, trabajadores independientes y empresas. Llevar los documentos a todo lugar o acceder a ellos en cualquier momento, desde la nube, cambia el paradigma y propone nuevos desafíos al sector.

Los dispositivos móviles han impactado de forma decisiva en nuestra vida cotidiana, tanto que, en pocos años, se han vuelto herramientas esenciales, también para las empresas: la revolución propiciada por las tecnologías móviles (con smartphones cada vez más funcionales y aplicaciones cada vez más específicas) ha significado un verdadero reto a su tradicional esquema productivo.

Mientras el crecimiento de las herramientas basadas en la nube redefinió las expectativas sobre el hardware y la infraestructura (reorientado las inversiones hacia el cloud computing), los nuevos hábitos ‘tech’ de sus trabajadores incidieron en el día a día laboral. Así, se popularizaron distintas modalidades de teletrabajo (total o parcial) y nuevas actitudes corporativas como el BYOD (Bring your own device), que permiten o fomentan el uso de dispositivos móviles personales para el trabajo.

América Latina no está al margen de estas tendencias. La región tiene un alta tasa de penetración de smartphones (con 275 millones de conexiones de banda ancha móvil en 2014) y proyecciones alentadoras sobre el volumen del tráfico de datos móviles, que se triplicará entre 2015 y 2018. Simultáneamente, la adopción corporativa de aplicaciones alojadas en la nube está a la vanguardia global, con 39% de las grandes empresas de la región usando software en el cloud, frente a índices mucho menores en Asia-Pacífico (28%), Estados Unidos (19%) y Europa (12%).

Otros soportes, la misma importancia 

Estos indicadores están redibujando el escenario interno de las compañías, muchas de las cuales operan prácticamente como oficinas sin papeles y con personas conectadas de manera remota. En este contexto, la gestión de los documentos corporativos sigue siendo un tema fundamental, que ya no se puede pensar sin el concepto de movilidad.

Aunque expresiones como ‘sin papeles’ puedan despertar incertidumbre entre algunos de los que crecimos en tiempos ‘analógicos’, lo cierto es que la era en la que vivimos nos plantea un cambio de soporte, aunque se mantiene la misma relevancia documental.

La información importante, los archivos de distinto nivel de confidencialidad e incluso los datos sensibles demandan el mismo grado de eficiencia para su gestión.

El cambio de paradigma, en cambio, tiene que ver con las características de los documentos, que ahora son irreversiblemente digitales, necesariamente móviles y, cada vez más, multi-plataforma.

Ante este panorama, con empresas que encuentran en la movilidad múltiples ventajas, los lineamientos más importantes de la gestión documental se han desplazado hacia dos ejes fundamentales: el acceso y uso remoto de la información y la administración y gestión de esa accesibilidad.

En la práctica, asegurar el acceso significa que las empresas deben comenzar a trabajar con documentos multi-plataforma, accesibles desde cualquier dispositivo (teléfonos, tablets y notebooks) tanto para su lectura como para su modificación. Inversamente, los empleados pueden beneficiarse, por ejemplo, de herramientas que permiten el escaneo remoto de cualquier tipo de archivo y su posterior envío a la nube.

El segundo aspecto esencial para la movilidad y la gestión documental tiene que ver con la administración del acceso a los documentos.

El envío de archivos adjuntos por e-mail está perdiendo terreno frente opciones más prácticas como el almacenamiento (y hasta administración y gestión) en la nube, que simplifican la posibilidad de hacer cambios y evitan engorrosas cadenas de correos electrónicos. Desde este punto de vista, el nuevo paradigma implica pensar en documentos compartidos (con distintos permisos de uso) más que, sólo en ‘mis documentos’.

Las ventajas no son sólo operativas. Estas nuevas e inevitables tendencias en la gestión de documentos implican, además, reducción en los costos, mejora de la velocidad de circulación (incluso en tiempo real) y hasta aspectos ecológicos, derivados de la reducción en el consumo de papel, tintas y energía.

Estas aplicaciones se extendieron a todos los ámbitos, desde la venta de productos y servicios (que utiliza facturas), hasta el manejo de documentos sensibles del ámbito jurídico, gracias al vital complemento que aporta la firma electrónica. Finalmente, si es indispensable la impresión, con cualquier dispositivo móvil se puede enviar un documento, vía wi-fi o Bluetooth, hacia cualquier equipo de impresión que trabaje con esos estándares (hoy, la mayoría).

Y esto es sólo el principio. Estamos en la antesala de la revolución móvil y, apenas, a la puerta de esos cambios aplicados a la gestión de documentos. Las posibilidades se plantean tan infinitas como apasionantes.

*El autor es director general de Ricoh Mexicana